come accogliere gli ospiti in una casa vacanze

Come accogliere gli ospiti in una casa vacanze?

Vuoi creare un’esperienza di soggiorno unica per dare il miglior benvenuto agli ospiti e cerchi informazioni su come accogliere gli ospiti in una casa vacanze?

Non devi necessariamente sorprenderli con effetti speciali ma, piuttosto, bastano piccoli e utili accorgimenti che possono però avere un grosso impatto sulla loro esperienza.
Dal kit di benvenuto nella tua casa vacanze al bigliettino di benvenuto scritto a mano (o la classica lettera di benvenuto), le idee sono davvero tante.

Scopriamone allora qualcuna!

Scrivi un bigliettino di benvenuto personalizzato.

Una cosa che gradiscono molto gli ospiti è quella di trovare un bigliettino con un messaggio personalizzato.
Ti consiglio però di scrivere a mano il bigliettino. Hai mai provato a farli creare da giovani designer che risiedono nella tua destinazione?
Immagina che bello utilizzare bigliettini a tema della tua località!


Personalizza l’accoglienza

Sono sincero, non amo particolarmente il self check-in, ma preferisco gli host che accolgono personalmente gli ospiti.
Solo in questo modo sarà davvero possibile verificare che tutto sia in ordine e sarà poi possibile spiegare le regole base della casa guidando gli ospiti attraverso ciò che devono realmente sapere.
Durante questa fase poi, condividere anche una serie di suggerimenti locali, per far sentire l’ospite come se stesse visitando degli amici, è una strategia che ripaga sempre.

Ti consiglio inoltre, durante la fase di accoglienza, di non complicare eccessivamente le cose. Dopo un lungo volo gli ospiti non hanno voglia di visitare ogni dettaglio della tua casa vacanze: mantieni allora l’introduzione breve e amichevole e assicurati di rispondere in maniera chiara ed esaustiva agli ospiti ogni volta che sorge una domanda. 

 
Aiuta gli ospiti a vivere da locali

Uno dei vantaggi più evidenti delle case vacanza rispetto agli hotel è la possibilità di immergersi completamente nella cultura locale. In qualità di host puoi fare un ulteriore passo avanti e assistere il tuo ospite offrendo utili suggerimenti locali, come ad esempio includere un elenco delle tue trattorie o gelaterie preferite, attrazioni locali da non perdere ed escursioni da fare in zona.

Ancora meglio se racchiudi queste informazioni in una guida digitale così da fare in modo che i tuoi ospiti abbiano sempre a portata di mano tutte le informazioni di cui hanno bisogno sulla tua destinazione.

Una buona idea è quella di includere anche informazioni pratiche come, ad esempio, dove trovare il negozio di alimentari e la farmacia più vicini. 


Offri set di cortesia utili e graziosi. 

Un nostro cliente a Praiano offre, giusto per farti un esempio, salviette struccanti professionali.
E sai una cosa? Servono anche a evitare che lenzuola e gli asciugamani si macchino di trucco che, come sai, è difficile da eliminare!

Nome, bagagli, acqua

Sembrano 3 parole scritte alla rinfusa ma, credimi, sono 3 regole fondamentali che preferisco mettere assieme perché non ne va tralasciata neanche una.

Quindi..

  1. Quando arrivano gli ospiti, dai un caloroso benvenuto chiamandoli per nome, con un saluto personale.
  2. Nel salutarli, dai una mano con i bagagli.
  3. Fai trovare sempre una bottiglia d’acqua fresca o una bevanda fresca e rinfrescante all’arrivo dei tuoi ospiti


Rendi la lettera di benvenuto della tua casa vacanze maggiormente visiva

È sempre meglio mostrare piuttosto che raccontare, giusto?
Ecco perché allora dovresti includere immagini nelle informazioni che condividi con gli ospiti. 

La tua lettera di benvenuto, anzi la lettera di benvenuto della tua casa vacanze, dovrebbe includere immagini, qr code e video per aiutare gli ospiti a comprendere meglio le istruzioni per l’arrivo e la permanenza come, ad esempio, suggerimenti per utilizzare gli elettrodomestici oppure dove trovare servizi importanti. 

Ed allora, per fare un altro esempio, anziché spiegare con indicazioni stradali complicate, traccia il percorso e includi uno screenshot nella tua guida. 

E sulla stessa falsariga, per meglio rendere comprensibile la lettera di benvenuto della tua casa vacanze, sarebbe meglio includere dei video su come utilizzare la lavatrice e regolare il termostato piuttosto che cercare di spiegare queste attività in una lunga descrizione.

Se vuoi inoltre approfondire come realizzare una newsletter per case vacanze ti consiglio di leggere questo articolo.

Fornisci un manuale d’uso oltre alla lettera di benvenuto

Ogni casa vacanze ha delle peculiarità. Cose semplici per te possono invece confondere un ospite, come utilizzare gli elettrodomestici della cucina, i dispositivi elettronici, i sistemi di sicurezza, oppure riavviare la caldaia.

Assicurati che il libretto di istruzioni sia facilmente accessibile a casa tua. In alternativa, puoi inviare una e-mail all’ospite in anticipo, contenente una guida digitale, al cui interno oltre alle informazioni e le regole, saranno presenti anche le istruzioni riportate nel manuale d’uso. 

Fai un regalo tipico della tua località all’arrivo

Una tattica intelligente utilizzata da molti host per le proprie case vacanza è quella di fare un regalo agli ospiti all’arrivo. 
Di solito si lascia qualche prodotto gastronomico (ovviamente confezionato, non manipolato) attinente però alla cultura locale in cui si trova l’appartamento in affitto. 

Metti a disposizione un asciugacapelli e un ferro da stiro.

L’asciugacapelli e il ferro da stiro costano poco e offrirli nel tuo alloggio dimostra che ci tieni davvero ai dettagli che potrebbero fare la differenza per un ospite.

Prepara un cesto di benvenuto. 

Anche un welcome kit è un’ottima idea.
Offri un cesto di benvenuto contenente prodotti di prima necessità (pasta, passata di pomodoro, olio e sale) o  frutta secca o, ancora, biscotti e popcorn da preparare nel forno a microonde per venire incontro agli ospiti.

Assicurati di essere disponibile

Quando accogli gli ospiti assicurati sempre che sappiano dove trovarti e sottolinea che fa parte del tuo lavoro essere disponibile se hanno bisogno di te.

E, soprattutto, non lasciare che la fase di check-in abbia la priorità sull’accoglienza.
Ricorda anzi che l’accoglienza e il check-in sono due elementi separati e l’accoglienza ha sempre la priorità.
Puoi sempre completare eventuali attività di check-in in una fase successiva, ma se un ospite non si sente il benvenuto fin dall’inizio, è difficile poi fargli cambiare idea.

Non utilizzare mail di benvenuto automatizzate

L’automatizzazione a volte non va bene.
Ti consiglio, se possibile, di inviare un ringraziamento personale per la prenotazione. Un mese prima dell’arrivo degli ospiti poi, invia una mail contenente tutte le informazioni utili per la fase dell’arrivo (una mappa, istruzioni su come noleggiare un’auto e indicazioni per raggiungere la tua proprietà. Dovresti anche inviare un elenco degli eventi che si svolgono durante il loro soggiorno).

Utilizza una lista di controllo prima dell’arrivo degli ospiti

Quando accogli gli ospiti, tieni a portata di mano una lista di controllo da utilizzare per preparare la tua proprietà prima del loro arrivo. Accendi l’aria condizionata (o il riscaldamento, a seconda della stagione), accendi le luci sia all’interno che all’esterno, accendi la vasca idromassaggio, assicurati che la TV funzioni e, se la normativa te lo consente, rifornisci il frigorifero.

Non conversare mai sulla porta

Evita di conversare con gli ospiti stando sulla soglia: l’atto di accogliere qualcuno nella tua casa vacanze è un’interazione umana fondamentale. Durante la fase di check in coinvolgi i tuoi ospiti in una conversazione e, se si presenta l’occasione, siediti e bevi qualcosa con loro.

Essere un buon host richiede una buona comunicazione, ma comprendere le esigenze degli ospiti (e offrire un servizio di ospitalità eccellente) avviene solo sedendosi e avendo una conversazione rilassata.

Considerazioni finali su come accogliere gli ospiti in una casa vacanze

Il check-in è  in definitiva il punto di contatto più importante dell’esperienza dell’ospite di una casa vacanza. Accogliere adeguatamente gli ospiti è un’arte che tutti i professionisti del settore vacanze devono perfezionare al meglio!

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